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- 备份：重要信息（如田产、纳税记录）抄录到“总台账”，用红笔标注变动情况（如“张某子娶王氏，添丁一口”）。
总台账是本皇皇巨册，用最好的宣纸装订，每页只记二十户，字迹工整如印刷。翻开第一页，是天宇亲笔题的“民为邦本”四个字，后面跟着密密麻麻的蝇头小楷：“靖海乡第一户：王记布庄，王二柱，四十二岁，妻张氏，子三人，房产三间，织机五台，田产两亩……”
为了方便查询，文书们还发明了“索引法”：按姓氏笔画排序，制作“姓氏索引册”；按职业分类，编订“工匠名录”“农户名录”；甚至给孤寡老人、烈属等特殊群体单独立册，标注“需救济”“免赋税”。民政官周先生翻着索引册，笑着说：“以前找户人家，得翻遍十几个册子；现在按索引查，一炷香就能找到，这才叫‘心中有数’。”
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